发布时间：2024年01月05日 09:47
信息来源：威海市档案馆
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《中华人民共和国档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
《机关档案管理规定》规定，归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。
《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》都规定了档案要齐全和完整。
档案的齐全和完整到底指的是什么？
1、档案的齐全
档案的齐全，一般是对档案质量和数量上衡量，包括档案的门类、档案的不同载体、档案的收集范围、档案所含有的具体内容信息等。
（1）档案门类的齐全
作为机关单位的档案室，应当建立综合档案室，应当集中统一保管本单位的各门类档案。
《机关档案管理规定》规定，机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码，专业档案按照相关规定设置二级门类代码。
（2）档案不同载体的齐全
档案保管部门不能仅仅只接收和保管纸质档案，还要加强实物档案、音视频档案、照片档案的收集和保管，特别是电子档案。《档案法》规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。电子档案作为新生的档案载体形式，易于传播利用，易于存储管理，但是相对于传统档案而言更易于丢失损毁。在档案工作中要学习新技术手段，积极开展电子档案的收集工作，妥善保管好电子档案，发挥不同载体档案的作用。
（3）档案收集范围的齐全
《机关档案管理规定》规定下列文件材料应当纳入收集范围。
机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；机关所属机构撤销形成的归档文件材料；机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。
档案主管部门制定各种规定、规范、办法，来明确需要归档的范围，如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《会计档案管理办法》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》，需要按照相应的管理办法将文件材料收集起来，尽最大努力做到收集齐全。
（4）档案所含有具体内容信息的齐全
每一份有价值的档案都包含很多重要的信息，这些信息是历史的记录，更是历史的见证。收集档案时需要确保不缺页、漏页，不少边、漏角，保管档案时要确保能长久保存，避免丢失、损毁。
2、档案的完整
档案的完整，一般指的是保障档案及其信息在长期保管过程中完备无损。
《机关档案管理规定》规定，文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。
《机关档案管理规定》规定，机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。
为了维护档案的完整和安全，需要注意以下两点：
（1）需要建立健全档案安全工作责任制，明确岗位职责，加强档案安全风险管理。档案工作是需要档案工作者来落实完成的，只有知识专业、业务精通、敬业负责的档案工作者才能把档案管好用好。
（2）文件材料是形成档案的基础，从制成材质上确保档案的完整和安全，尽最大可能地延缓档案实体的衰损，还需要按照有关规定配置适宜的档案保存的库房和设施设备，做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。